Давайте признаем: организация мероприятия может быть утомительной. Уложиться в бюджет и при этом проконтролировать каждую мелочь — задача не из простых. Нужно найти подходящую площадку, согласовать работу с поставщиками (звукооператоры, декораторы, кейтеринг), да ещё и быть готовым к внезапным изменениям в последний момент.

А сверху ко всему — составить пригласительное письмо, которое действительно заинтересует гостей и повысит шансы на их участие.

Но не переживайте! У нас есть пошаговое руководство, которое поможет разобраться во всём.

После прочтения этой статьи вы будете точно знать:

• из чего состоит эффективное приглашение по email,
• какие ключевые элементы должны быть в вашей рассылке,
• и, главное, как написать приглашение на мероприятие, от которого невозможно отказаться.

Звучит заманчиво? Тогда погружаемся!

Ключевые элементы идеального приглашения на мероприятие по email

Адрес электронной почты

Наличие корпоративного email-адреса — ключевой элемент идеального приглашения на мероприятие. Это признак профессионализма, надёжности и доверия, которые ваша аудитория хочет видеть в вашем бренде.

Приглашение, отправленное с личного почтового ящика, вызывает у получателей сомнения: они не только с трудом определят отправителя, но и с большей вероятностью отправят письмо в спам.

С корпоративным адресом вы можете создавать различные почтовые алиасы, например, support@вашакомпания.ру. Это поможет эффективно управлять запросами, связанными с мероприятием, и оптимизировать коммуникацию, чтобы важные сообщения не терялись.

Например, гость, который хочет узнать самый короткий маршрут до места проведения, сможет легко связаться с вами через почту поддержки и быстро получить ответ.

Заголовок, привлекающий внимание

По данным исследования FinancesOnline, 47% получателей открывают письмо, ориентируясь только на строку темы. Поэтому заголовок вашего приглашения на мероприятие должен быть безупречным.

Вам нужен броский заголовок, который вызывает эмоции, пробуждает любопытство, передаёт срочность и отвечает интересам вашей аудитории. Только так вы выделитесь среди компаний, заваливающих их рекламными рассылками.

Если вам сложно придумать эффективный заголовок, который повысит открываемость, воспользуйтесь генератором тем писем от Mautibox или следуйте советам ниже:

• Держите заголовок коротким — до 50 символов, чтобы он не обрезался и не терял смысл.
• Используйте знакомое имя, которое аудитория легко узнает. Частая смена имени отправителя сбивает с толку, и письмо могут проигнорировать, так как получатели не вспомнят, кто вы.
• Не давайте нереалистичных обещаний — аудитория воспримет это как кликбейт и не станет открывать письмо.
• Выбирайте правильное время отправки. Если вы отправите письмо ночью, когда аудитория спит, а конкурент пришлёт своё утром, ваше письмо останется неоткрытым.
• Используйте слова, которые интересуют вашу аудиторию. Заголовок не должен быть о вас — он должен говорить о том, что важно получателям и какую пользу они получат.

Вы видите: текст короткий, ёмкий и сразу рассказывает о выгоде — как подготовиться к росту продаж на сайте в этот Чёрную пятницу.

К тому же письмо от знакомого имени — значит, нет причин сомневаться в доверии к отправителю и самому сообщению.

Если это не повод начать использовать запоминающиеся темы писем для приглашений на мероприятия — тогда что вообще может быть поводом?

Персонализированные приветствия

Персонализированное обращение демонстрирует внимание к адресату и делает взаимодействие с аудиторией более значимым.

Как вы себя чувствуете, когда получаете письмо, где вас называют по имени, а ещё напоминают, как вы подписались?

Вы ощущаете свою ценность и готовы узнать, почему отправитель оказался в вашем ящике. Естественно, вы захотите сделать то же самое для своей аудитории.

Сегодня персонализировать приветствия в пригласительных письмах проще простого — благодаря современным инструментам маркетинга.

Например, Mautibox предлагает расширение для Chrome, с помощью которого можно настраивать персональные теги и сохранять шаблоны ответов прямо при создании писем в Яндекс Почте.

Это позволяет без лишних усилий добавлять информацию, актуальную для конкретного подписчика, которому вы отправляете письмо. Также можно включать сообщения и фразы, знакомые вашей аудитории, которые вы часто используете в email-рассылках.

Вступление и обзор мероприятия

После персонализированного приветствия следующий шаг — презентация события, на которое вы хотите пригласить гостя. Этот блок должен зацепить внимание, чтобы получатель дочитал письмо до конца.

Избегайте воды и переходите сразу к сути. Начните с цели мероприятия, его значимости и того, какую пользу оно принесёт приглашённым.

Возьмём, к примеру, приглашение на вебинар, которое мне отправил Нил Патель. Во вступлении он напомнил о своём предыдущем письме, где говорил о необходимости начать готовить SEO к «Чёрной пятнице».

Это заманчивый приём, чтобы удержать внимание и побудить зарегистрироваться на вебинар по подготовке к Чёрной пятнице. А чтобы провести сам вебинар на высшем уровне — воспользуйтесь нашими бесплатными шаблонами для быстрого старта!

Детали мероприятия

Предоставьте всю необходимую информацию так, чтобы приглашённый мог сразу её воспринять. Укажите дату, место, продолжительность и тему события.

Сообщите гостям, если у вас запланированы специальные гости или ключевые спикеры — эти детали помогут им подготовиться и с нетерпением ждать мероприятия.

Брендинг и визуалы

Добавьте фирменный стиль и визуальные элементы, которые сделают приглашение более привлекательным. Включите логотип и другие элементы бренда, чтобы усилить узнаваемость.

Допустим, вы разработали электронное приглашение и целевую страницу события — их тоже можно вставить в письмо.

Если место проведения сложно найти, подумайте о добавлении инфографики с маршрутом, чтобы гостям было проще сориентироваться.

Чёткая структура письма

Плохо структурированное письмо снижает вовлечённость — и это понятно. Если приглашение выглядит перегруженным и непонятным, аудитория просто закроет его, лишив вас возможности добиться нужного действия.

Выберите шаблон приглашения с продуманной вёрсткой (пример здесь) и используйте чёткие, убедительные формулировки.

Так вашей аудитории будет проще взаимодействовать с CTA-кнопками и выполнить целевое действие — зарегистрироваться на мероприятие.

Подпись в письме

Приглашение на мероприятие не обходится без профессиональной подписи.

Как гости смогут связаться с вами, если у них возникнут вопросы? Или вы считаете, что укрепление бренда в конце письма неважно?

Приглашённый не должен видеть в подписи только ваше имя и название компании. Там должны быть логотип, контакты и другие способы связи. Поэтому настройте подпись под каждое мероприятие, чтобы усилить эффект и добиться максимальных результатов.

Например, можно добавить:

• специальный email для вопросов по событию,
• слоган, продвигающий мероприятие,
• ссылки на соцсети и горячие линии поддержки.

6 ключевых элементов успешной email-рассылки с приглашениями на мероприятие

Чтобы кампания email-приглашений на мероприятие была успешной, важно учесть несколько ключевых элементов.

Давайте разберём их вместе!

Выберите правильную платформу для email-маркетинга

Не каждая платформа для email-маркетинга подходит для рассылки приглашений на мероприятия. При выборе обращайте внимание на такие функции, как персонализация, интеграции, шаблоны, автоматизация, аналитика и многое другое.

Без пристрастия отметим, что Mautibox предлагает все эти возможности, включая функции отслеживания событий.

Проведите A/B-тестирование

A/B-тестирование — это ключевой элемент, который даёт ценные данные о эффективности вашей рассылки приглашений на мероприятие.

Оно помогает понять, что интересно вашей аудитории, и показывает, как различные элементы кампании влияют на потенциальных участников.

Кроме того, A/B-тестирование повышает кликабельность и позволяет принимать более обоснованные решения при запуске следующей рассылки.

Например, можно протестировать две темы письма, чтобы узнать, какая из них имеет более высокий показатель открываемости. Или сравнить две кнопки CTA, чтобы определить, какая из них лучше вовлекает аудиторию.

Для каждой рассылки отслеживайте показатели открываемости, клики по CTA, уровень отказов и другие метрики, которые помогут оценить успешность кампании и понять, что можно улучшить.

Взаимодействуйте с аудиторией

Взаимодействие с аудиторией начинается с сбора базы email-адресов людей, заинтересованных в вашем мероприятии. Разработайте портрет целевого клиента, чтобы понять, откуда приходит ваша аудитория и какие у неё боли.

Такой подход позиционирует вас как решение, которое они ищут. В результате ваши письма станут более вовлекающими, так как подписчики начнут интересоваться предлагаемыми вами решениями. Именно так вы подготавливаете аудиторию к регистрации на ваши мероприятия.

Социальное доказательство

Социальное доказательство — это эффективная техника убеждения, которая помогает мотивировать аудиторию к желаемому действию.

Допустим, участники вашего прошлого мероприятия поделились отзывами в ответном письме о том, как оно помогло им решить их проблемы. Это отличный контент для включения в пригласительное письмо, чтобы показать потенциальным участникам, как предыдущие гости получили пользу от вашего события.

Это снимает сомнения, укрепляет доверие и побуждает зарегистрироваться, чтобы не упустить возможность.

Персонализируйте контент письма

Персонализация контента пригласительного письма позволяет адаптировать сообщение под предпочтения и потребности получателя. Это демонстрирует, что вы понимаете его боли, и увеличивает шансы на регистрацию.

Допустим, ваша аудитория состоит из людей, которые ищут экспертные знания в дизайне упаковки, а ваше предстоящее мероприятие посвящено стратегиям упаковки, которые помогают конвертировать потенциальных клиентов. Поскольку вы уже знаете их боли, сосредоточьтесь на персонализации контента, чтобы сообщение напрямую обращалось к их проблемам.

Начните с обращения по имени и напомните о проблеме, которая привела их в вашу рассылку. Затем расскажите о предстоящем мероприятии, где они смогут узнать от экспертов по воронкам продаж, которые заработали шестизначные суммы благодаря своим воронкам.

Это персонализированный подход, который показывает аудитории, что вы заботитесь о её проблемах и готовы предложить решения на своём мероприятии.

Напомните о мероприятии

Рассылка пригласительного письма — это только начало.

Отправка напоминающего письма — один из способов продемонстрировать ваши коммуникативные навыки.

Часто люди регистрируются на мероприятие, но забывают о нём. Учтите, что их почтовые ящики завалены приглашениями от разных брендов, а иногда жизненные обстоятельства заставляют забыть о предстоящем событии, на которое они планировали пойти.

Как организатору, вам нужно деликатно напомнить им о дате, времени и месте проведения. Отправляйте напоминающее письмо как минимум 3 раза до начала мероприятия.

Оптимальные сроки: за неделю, за 3 дня и за 30 минут до старта. Чтобы не забыть отправить напоминание, запланируйте рассылку сразу после отправки пригласительного письма. Так оно автоматически будет доставлено вашим гостям.

Приглашение на мероприятие: примеры писем и кейсы применения

Вот и начинается самое интересное! Теперь, когда вы разобрались с ключевыми элементами успешной email-рассылки с приглашениями на мероприятия, пришло время подробно изучить примеры и кейсы таких писем.

1. Эксклюзивные распродажи (Armani)

*Эксклюзивное предложение – оригинальные товары со скидкой (**подробнее**) *

Это пригласительное письмо направлено на увеличение продаж: потенциальным клиентам предлагается 50% скидка на оригинальную цену при использовании промокода при оформлении заказа.

Простой и эффективный способ пригласить покупателей на закрытую онлайн-распродажу. Акцент сделан на выгодном предложении, которое привлекает внимание целевой аудитории.

Чтобы стимулировать быстрые действия, в письме предусмотрены две кнопки призыва к действию – отдельно для мужчин и женщин, которые перенаправляют на авторизацию и начало покупок.

Этот шаблон также можно адаптировать для приглашения на ваше эксклюзивное мероприятие со скидками:

2. Запуск продукта (Момент истины)

*Оригинальное изображение запуска продукта (**нажмите здесь**)*

Это пригласительное письмо направлено на продвижение нового чехла для iPhone 13 среди пользователей, которые уже сделали предзаказ на этот смартфон.

Актуальность такого письма очевидна: владельцам iPhone 13 потребуются надёжные чехлы для защиты устройства от повреждений.

Чтобы повысить эффективность этой рассылки, отправителю следовало добавить персонализированное приветствие и электронную подпись.

Если вы планируете запуск нового продукта, возьмите на заметку этот шаблон пригласительного письма:

3. Сбор средств (Благотворительный проект «Вместе для города»)

*Оригинальное изображение сбора средств (**нажмите здесь**)*

Это письмо-приглашение с целью привлечения средств для продолжения поддержки благотворительного проекта через некоммерческую организацию.

Отправитель подробно рассказал, как были использованы ранее пожертвованные средства — такой подход мотивирует получателя письма сделать взнос.

Личное обращение и электронная подпись помогут укрепить доверие среди доноров и повысить доверие к отправителю.

Вот шаблон, который вы можете использовать для создания пригласительного письма на сбор средств:

4. Специальное объявление (Экономия)

*Специальное объявление [оригинальное изображение](**нажмите здесь**)*

Это пригласительное письмо предназначено для информирования пользователей о выходе нового отчёта по рынку управления затратами на облачные сервисы. Подход заключается в отправке писем на адреса, которые пользователи указывали при регистрации, чтобы избежать путаницы из-за смены названия продукта.

Дружелюбное улучшение этого письма может включать обращение к получателям по имени и добавление электронной подписи в конце.

Не стесняйтесь адаптировать этот шаблон для создания специального анонсирующего письма:

5. Дискуссионная панель (Британский Совет)

*Оригинальное изображение панели обсуждения (**нажмите здесь**)*

Это пригласительное письмо для участия в экспертной дискуссии по актуальной теме. Отправитель рассказал приглашённому об организаторах мероприятия и ключевых вопросах, которые будут обсуждаться, чтобы тот мог подготовиться.

Однако приглашение можно было бы сделать более персонализированным. Например, стоило обратиться к получателю по имени. Также отсутствует подпись в письме — это могло бы пригодиться, если у адресата возникнут вопросы.

В этом шаблоне мы учли все упущенные элементы, чтобы помочь вам создать более запоминающееся приглашение на панельную дискуссию:

6. Выставка (Shillington Education)

Оригинал приглашения на выставку (жмите сюда)

Это письмо-приглашение на выставку или бизнес-мероприятие адресовано конкретным участникам с целью их вовлечения.

Отправитель акцентирует внимание на тематике выставки, дате, времени, месте проведения и дополнительных активностях — это мотивирует приглашённых посетить мероприятие, презентовать свои продукты или услуги и наладить деловые контакты с другими участниками.

Мы проанализировали лучшие практики и подготовили шаблон, который поможет создать эффективное приглашение на выставку:

7. Воркшоп/ Семинар (Емма)

*Изображение мастер-класса/семинара (**нажмите здесь**)*

Это пригласительное письмо на мастер-класс. Организатор мероприятия хочет поделиться с аудиторией лучшими маркетинговыми лайфхаками, которые помогут развить бизнес. Сессии пройдут в разных городах — так каждый сможет выбрать удобное место и дату.

Но это письмо можно сделать ещё эффективнее: добавить персонализацию и несколько ключевых элементов. Например, помимо подписи отправителя, стоит указать email поддержки, чтобы участники могли быстро связаться с организаторами.

Если вы планируете семинар или мастер-класс, изучите наш шаблон ниже — он поможет составить идеальное приглашение.

8. Конференция (Специалисты по росту)

*Оригинальное изображение конференции (**нажмите здесь**)*

Отправитель приглашает участников на офлайн-конференцию. В письме указаны дата, время и место проведения — это правильный подход, чтобы мотивировать приглашённых посетить мероприятие.

Интересный ход — предложение скидки на билет на ограниченный срок. Получивший приглашение, опасаясь упустить выгоду, скорее всего, сразу купит билет.

Что можно улучшить? Стоит добавить в письмо подпись с отдельным email поддержки по вопросам мероприятия. Потенциальные участники могут столкнуться с трудностями при покупке билетов, но не смогут оперативно связаться с организаторами за помощью.

Шаблон ниже точно сделает приглашение на конференцию более привлекательным и заметным:

9. Вебинар (Рассылка Джоша Гаррисона)

*Оригинальное изображение вебинара (**нажмите здесь**)*

Это приглашение на вебинар о том, как строить воронки продаж с помощью холодных звонков. Организатор указывает дату, время мероприятия и темы, которые будут освещены.

В тексте используется слово "секрет" — это приём, чтобы заинтересовать получателя и побудить его забронировать место.

Тот, кто хочет научиться выстраивать воронки через холодные звонки, скорее всего, захочет узнать экспертные лайфхаки.

Чтобы увеличить вероятность регистрации, стоило добавить персонализированное обращение вместо нейтрального "Привет".

Кроме того, подпись в письме неполная: нет логотипа бренда или контактов для связи с организатором по вопросам.

Если вы планируете вебинар, шаблон ниже поможет написать приглашение, которое мотивирует больше адресатов с радостью зарегистрироваться.

10. Благодарность клиентам (Flatspot)

*Картинка с благодарностью клиенту (**нажмите здесь**)*

Это письмо с благодарностью клиенту за подписку на рассылку бренда. Подход к оформлению этого письма на высшем уровне: отправитель сразу показывает подписчику, что тот получит. Чтобы выразить искреннюю признательность, бренд предлагает скидку 10% на покупки в своём магазине.

Однако есть несколько способов оптимизировать письмо для повышения конверсии:

• Отсутствует персонализированное обращение — оно помогает наладить доверие и создать ощущение близости с брендом.
• Нет кнопки CTA, которая ведёт прямо на страницу покупки с автоматическим применением промокода. Это напрямую влияет на конверсию.

Вы можете использовать шаблон ниже, чтобы составить эффективное письмо с благодарностью клиенту:

11. Корпоративное мероприятие (Joyager Sales)

*Оригинальное фото корпоративного мероприятия (**нажмите здесь**)*

Организаторы этого мероприятия приглашают всех сотрудников компании на ужин, посвящённый чествованию коллеги, который уходит на заслуженный отдых после многих лет работы.

В письме указаны дата, время и место проведения. Объявление о том, что компания отмечает уход на пенсию своих сотрудников, — отличный подход: это мотивирует приглашённых присутствовать. Ведь каждый из них когда-нибудь тоже выйдет на пенсию и захочет, чтобы его тоже поздравили.

Ещё лучше было бы добавить персонализированное обращение — так приглашённые почувствуют себя особенными гостями. Приятно, когда компания, в которой ты работаешь, обращается к тебе по имени в письме.

Планируете корпоратив в честь уходящего на пенсию сотрудника?

Используйте этот шаблон, чтобы написать приглашение, которое произведёт впечатление на ваших гостей:

12. Виртуальное мероприятие для сообщества (Яндекс Заметки)

*Визуальное мероприятие сообщества (**перейти по ссылке**)*

Организатор приглашает пользователей своего продукта на онлайн-встречу сообщества, где они узнают, как использовать одну из функций инструмента для повышения продуктивности.

Цель этого письма — помочь пользователям максимально эффективно применять инструмент, чтобы они оставались лояльными клиентами, а компания продолжала наращивать базу подписчиков.

Чтобы улучшить это письмо, можно добавить персонализированное обращение и подпись с контактами. Это укрепит бренд и позволит пользователям легко связаться с организатором для уточнений.

Ниже — шаблон письма, который можно использовать для приглашения на виртуальное мероприятие сообщества:

13. Party (Лапки вверх)

Оригинальное изображение приглашения (нажмите здесь)

Это приглашение на вечеринку. Организатор указал дату, время и место. А электронная открытка выглядит привлекательно, так что тот, кто любит посещать виртуальные мероприятия, вряд ли захочет её пропустить.

Однако личные обращения сделали бы приглашение более убедительным — люди не хотят приходить на мероприятие, если чувствуют, что их пригласили "по списку", а не лично.

Этот шаблон письма поможет вам составить приглашение на вечеринку, которое найдёт отклик у гостей на более глубоком уровне.

Ваш ход

Вот и всё! Теперь, когда мы разобрали все нюансы писем-приглашений на мероприятия, одного только чтения о них явно мало, верно?

Теперь всё зависит от вас: изучите и внедрите подготовленные нами примеры, чтобы оптимизировать свою следующую рассылку приглашений.

Так чего же ждать? Пора использовать готовые шаблоны и мотивировать ваших гостей зарегистрироваться и посетить ваше мероприятие!