Этот пост подготовлен Эзрой Сандзер-Белл из Appointlet.

Пришло время связаться с клиентом и предложить ему записаться на встречу. «Легко», — думаете вы. — «Сейчас быстро набросаю письмо и отправлю. Если им нужна встреча, они сами разберутся».

Но организация встречи через email-маркетинг больше похожа на игру в бейсбол. Здесь важны и момент, и формулировки. Попадёте в точку — перейдёте на следующий этап. Ошибётесь в подходе — и рискуете получить отказ.

Вот шаблон письма, который не стоит использовать:

Почему не стоит использовать этот шаблон? Поставьте себя на место клиента хотя бы на минуту.

Представьте: Георгий просит вас проверить свой календарь, подобрать несколько удобных дат и времени, вручную вписать их в письмо, отправить и ждать его ответа. Если предложенные вами варианты ему не подойдут, он пришлёт другие — и, возможно, они уже устроят вас.

Сколько писем придётся обменяться, прежде чем вы наконец договоритесь? А если кто-то отменит встречу или просто не придёт, весь процесс начнётся заново.

Когда вы используете онлайн-сервис для записи, например Calendly или Tilda Scheduler, клиентам не нужно тратить время на переписку — они сами выбирают удобный слот. Но даже в этом случае вам придётся отправить ссылку на бронирование. Поэтому мы подготовили коллекцию шаблонов писем, которые помогут пройти ключевые этапы взаимодействия:

• Первое обращение
• Напоминание и повторный контакт
• Закрытие сделки
• Долгосрочное сопровождение

Шаблоны писем для назначения встреч с клиентами

Вы можете скопировать и использовать эти шаблоны писем для продаж в своём бизнесе. Но помните золотое правило: ваши письма всегда должны быть написаны в тоне, который отражает вашу компанию. Адаптируя эти шаблоны под бренд, вы повышаете шансы добиться желаемых результатов.

5 шаблонов писем для планирования встреч с клиентами и лидами:

• Первое обращение к потенциальному клиенту
• Напоминающее письмо
• Активное маркетинговое напоминание
• Завершение диалога
• Долгосрочное сопровождение

1. Первое обращение к потенциальному клиенту

Ваши лиды могут связаться с вами через разные каналы: прямые письма, формы на сайте и другие. Если вы отвечаете приглашением запланировать встречу, этот простой шаблон станет отличной стартовой точкой. Так как шаблон универсален, формулировки общие — их нужно адаптировать под тон, бренд и предложение вашей компании.

Шаблон первого письма

Здравствуйте, [имя контакта],
Спасибо, что обратились к нам — нам не терпится с вами пообщаться!
Перейдите по ссылке, чтобы записаться на демонстрацию: {ваш-домен.mautibox.ru/запись}
Ждём вас на встрече!
С уважением,
[Имя представителя компании]

Пример реального письма

Иногда базовый шаблон может казаться слишком обобщённым. Чтобы прояснить, как его применять, приведём пример.

Допустим, Маргарита связалась с компанией и запросила презентацию продукта. Переменные в шаблоне (имя, ссылка) адаптированы под эту ситуацию.

Вот как может выглядеть письмо на практике:

2. Напоминающее письмо

Если вы отправили первое сообщение, но не получили ответа, возможно, потенциальному клиенту нужно дополнительное убеждение. Напоминающее письмо поможет показать, какую пользу он получит от встречи.

Шаблон напоминающего письма для продаж

Здравствуйте, [имя контакта],
меня зовут [имя представителя компании] из [название компании]. Хотел уточнить, не осталось ли у вас вопросов по [экспертизе вашей компании].
Вы можете выбрать удобное время для встречи здесь или просто ответить на это письмо. Мы обсудим ваши цели и покажем, как [название компании] поможет вам с [ценностным предложением].
С уважением,
[имя представителя компании]

Напоминающее письмо на практике

Первая часть письма похожа на шаблон первичного обращения: Джордж начинает с предложения ответить на вопросы Маргариты и прикрепляет ссылку для записи на встречу.

Но завершает он письмо иначе.

На этот раз ценностное предложение чёткое: во время разговора Джордж покажет Маргарите, как их решение поможет сэкономить 30% на ежемесячных расходах. Такое сильное предложение значительно повышает вовлечённость.

3. Настойчивое маркетинговое сопровождение

Есть ситуации, когда настойчивое взаимодействие с контактами может быть уместно. Если человек проявил искренний интерес к встрече, но не отвечает на письма, возможно, он просто занят. Даже если он хочет встретиться, в данный момент ему может быть неудобно отвечать. Чтобы оставаться на виду, попробуйте отправлять сообщение через день, как в примере ниже.

Шаблон письма для согласования звонка

Здравствуйте, [имя контакта],
Вам всё ещё нужна помощь с [ценностное предложение]?
Если перейдёте по ссылке, чтобы записаться на звонок, я подробно расскажу, как мы можем помочь.
С уважением,
[Имя представителя компании]

Шаблон письма с «Быстрым вопросом»

Здравствуйте, [имя контакта],

[проблема клиента] — это действительно непросто. С какими основными вызовами вы сталкиваетесь прямо сейчас?

Можем обсудить это по телефону, если вам так удобнее. Просто выберите время для звонка здесь.

С уважением,
[Имя представителя компании]

4. Закрытие сделки

Если вы отправили потенциальному клиенту несколько сообщений, но не получили ответа, можно честно признать, что попытки связаться не увенчались успехом. Лучше временно отступить и предположить, что интерес отсутствует. Однако на случай, если это не так, стоит ещё раз предложить ссылку на календарь для записи на встречу. Такие письма часто работают эффективнее — люди понимают, что упускают возможность.

Шаблон письма для закрытия сделки

Здравствуйте, [имя контакта],
Надеюсь, у вас всё хорошо. Я несколько раз пытался связаться с вами на этой неделе по поводу [ценностное предложение].

Поскольку ответа не последовало, вероятно, мой звонок был некстати — поэтому я закрою вашу карточку.
Если интерес всё же остался, дайте знать — мы сможем вернуться к обсуждению. Вы можете выбрать удобное время для встречи [здесь](ссылка на календарь), если готовы обсудить [ценностное предложение].

Спасибо,
[Имя представителя компании]

5. Долгосрочное сопровождающее письмо

Прошло немало времени с момента вашего последнего обращения к клиенту. Предложите новую ценность в качестве бонуса, чтобы вновь заинтересовать его. Если скидки нет, акцентируйте внимание на высокой ценности вашего предложения и сделайте это ключевым посланием.

Шаблон долгосрочного сопровождающего письма для продаж

Здравствуйте, [имя контакта],
пишу, чтобы вернуться к вашему запросу на демонстрацию на сайте [название компании], который вы оставили несколько месяцев назад.
Мне было бы интересно узнать, как мы можем помочь вам с [ценностным предложением].

У нас есть множество ресурсов, которые могут вам пригодиться. Однако, чтобы подобрать самые подходящие материалы, я бы хотел назначить встречу, обсудить ваши потребности и убедиться, что мы движемся в одном направлении.

Ответьте на это письмо, когда будет удобно, чтобы мы могли решить, нужна ли вам демонстрация.

Если вы готовы запланировать встречу прямо сейчас, просто перейдите по ссылке и выберите удобную дату.

Спасибо,
[Имя представителя компании]

Основные выводы по планированию встреч с клиентами и лидами через email

Ключевые элементы при планировании встреч с клиентами и потенциальными партнёрами по email:

• Автоматизация расписания: Всегда добавляйте ссылку на онлайн-запись. Если её ещё нет, зарегистрируйтесь в бесплатном сервисе бронирования, чтобы начать использовать этот метод уже сегодня.
• Формулировка письма: Оберните ссылку на запись в правильное сообщение. Используйте готовые шаблоны встреч, которые мы подготовили, чтобы создавать эффективные email.
• Ценностное предложение: Убедитесь, что ваш потенциальный клиент понимает, почему встреча стоит его времени.

Следуя этим рекомендациям, ваши персонализированные коммерческие письма должны быть удобными для чтения и использования, если получатель захочет забронировать время. Делайте свои письма мотивирующими, подчёркивая ценность встречи. Со временем тестируйте ключевые фразы и оптимизируйте их, чтобы повысить конверсию. В результате вы получите более высокий уровень вовлечённости и возможности для роста бизнеса. Если вы хотите увеличить пожизненную ценность клиента, изучите эти бесплатные шаблоны скриптов для приветственных видео от Bonjoro.