До 69% внедрений amoCRM терпят неудачу, потому что в процесс не вкладывается достаточно планирования и усилий.

Время — дефицитный ресурс для малого бизнеса, а использование новой CRM может казаться пугающим.

• Сколько времени займёт настройка нового ПО для amoCRM?
• Создаст ли amoCRM дополнительную нагрузку для моих команд после внедрения?
• Сколько времени потребуется на обучение работе с новой системой?
• Сколько времени в день мне придётся тратить на управление amoCRM?

Кому это по силам? Может показаться, что это слишком сложно или отнимает много времени.

Но если сделать всё правильно с первого раза, это окупится. Вы сэкономите сотни часов в будущем.

Если не вложить время и усилия в внедрение, ваше ПО для amoCRM не сможет сэкономить вам время в перспективе.

В этой статье мы рассмотрим:

• Сколько времени занимает настройка amoCRM
• Почему миф о том, что «amoCRM отнимает слишком много времени», не соответствует действительности
• Как amoCRM может сэкономить вам часы каждую неделю

Время идёт — давайте начнём!

Сколько времени занимает настройка CRM?

Настройка CRM может занять от одной недели до одного года. Время настройки CRM зависит от объёма данных, которые необходимо перенести из существующей CRM, размера вашей команды, количества пользователей, которым нужен доступ к CRM, и сложности автоматизации.

Некоторые платформы CRM, такие как MautiBox, бесплатно переносят ваши данные — это значит, что настройка пройдёт быстрее!

Год — это действительно долго. И это так!

Но если сейчас пойти на компромиссы, позже можно оказаться в неприятной ситуации:

• Ваша отчётность по продажам и маркетингу будет неточной
• Лиды будут теряться
• Вы будете тратить время на поиск информации, которая должна быть под рукой

Как определить, сколько времени займёт настройка CRM для вашего бизнеса?

Процесс внедрения CRM состоит из 5 этапов:

• Определение требований к CRM
• Очистка данных
• Перенос данных в CRM
• Настройка автоматизаций и интеграций
• Обучение команды

Сколько времени займёт каждый этап, зависит от ряда факторов, включая:

• Насколько организованы и чисты ваши текущие данные
• Количество заинтересованных сторон, участвующих в внедрении
• Размер компании и количество пользователей CRM
• Количество контактов и автоматизаций, которые нужно перенести
• Количество интеграций, которые необходимо настроить
• Наличие устоявшихся правил именования, таксономии и процессов работы с данными

Рассмотрим каждый этап подробнее.

(Небольшое замечание: указанные временные рамки — это лишь ориентиры. Любой этап, связанный с данными, может занять гораздо больше времени, если возникнут проблемы с их обработкой или качеством.)

Этап 1: Определение требований к CRM

Какие пробелы должна закрыть CRM? Это может выглядеть так:

• Маркетинговая команда не знает, на каких клиентов ориентироваться
• Отдел продаж не имеет необходимой информации и инструментов для конвертации лидов из маркетинга
• Лиды закрываются слишком долго — или всегда зависают на одном и том же этапе воронки продаж
• Клиенты уходят уже через несколько месяцев
• Маркетинг, продажи и поддержка работают изолированно, без чёткой коммуникации

Учитывая эти пробелы, вы можете составить список желаемых функций и определить цели CRM.

Если вы не знаете, что именно вам нужно от CRM, соберите заинтересованные стороны.

В их число должны входить руководители:

• Отдела продаж
• Маркетингового отдела
• Службы поддержки клиентов

Какие проблемы есть у каждой команды? К концу встречи у вас должен быть список задач, которые должна решать CRM.

Теперь вы готовы подобрать ПО с функциями, которые закроют эти проблемы.

Ориентировочное время на анализ требований к CRM: от двух до четырёх недель.

Этап 2: Очистка данных

Отделы продаж и маркетинга теряют около 550 часов в год из-за некачественных данных.

Не допускайте этого — очистите данные до их переноса в CRM!

Как бы технически ни звучало «очистка данных», на самом деле это просто:

• Убедиться, что данные точны и структурированы сейчас
• Избежать проблем с неточными или отсутствующими данными позже

Если вы — новая компания, этот этап не займёт много времени. Поскольку данных мало, определите, какие данные вы хотите собирать через CRM. Что вы хотите знать о своих контактах и их взаимодействии с компанией?

Если у вас уже накопилось много данных, пора провести инвентаризацию:

• Где хранятся данные
• Как данные попадают в систему
• Насколько точны данные

Как провести аудит данных:

• Найдите и соберите всю информацию о клиентах
• Структурируйте информацию в соответствии с вашими потребностями
• Расставьте приоритеты по ценности для бизнеса
• Удалите дубликаты и неверные данные
• Добавьте недостающую информацию
• Создайте единую систему ввода данных
• Повторяйте аудит как минимум раз в год

Ориентировочное время на очистку данных: от одной недели до года — чем больше данных, тем дольше продлится процесс.

Перенос очищенных данных в новую CRM-систему сэкономит сотни часов на работе с некорректными данными в будущем.

*Знаете ли вы, что OutKast поют о чистке данных в этой песне? Так свежо и так чисто. (via Tenor)

Шаг 3: Перенесите данные в вашу CRM

Некоторые провайдеры CRM помогают перенести данные — или даже делают это за вас. MautiBox предлагает услуги миграции, чтобы помочь перенести всё необходимое в вашу новую CRM:

• Списки подписчиков
• Контактные данные
• Теги
• Пользовательские поля
• Автоматизации маркетинга
• Email-кампании
• Шаблоны писем
• Формы подписки
• Рабочие процессы автоматизации

Кстати, о пользовательских полях — используйте их! Они помогают структурировать данные и делать их доступными в новой CRM. Поддержание порядка ускоряет процессы (эта тема, вероятно, уже вам знакома).

Пользовательские поля упрощают (и ускоряют) адаптацию ваших команд продаж и маркетинга к новому ПО для CRM. Использование привычных для команды соглашений об именовании и названий полей делает переход более плавным, будь вы новичком в CRM или мигрируете с устаревшей платформы.

Ориентировочное время миграции данных: ручной перенос может занять от одного до трёх месяцев. Услуги миграции — до месяца. Чем больше данных, тем дольше это займёт.

Шаг 4: Настройте автоматизации и интеграции

У каждой CRM-системы разные возможности интеграции. Для максимально плавного перехода убедитесь, что ваше новое ПО для CRM совместимо с другими инструментами продаж и маркетинга. Часто это подразумевает интеграцию каждого инструмента с CRM.

Время настройки каждой интеграции зависит от её типа: прямой/нативный, сторонний или кастомный.

Прямые/нативные интеграции занимают меньше всего времени. Эти соединения уже созданы разработчиками вашей CRM или других инструментов. Вы можете использовать их прямо из CRM, часто просто связав аккаунты.

Библиотека приложений MautiBox содержит более 250 приложений, что упрощает использование любимых инструментов вместе с Deals CRM.

Сторонние интеграции соединяют два инструмента через промежуточное ПО.

Сторонние интеграции, такие как Albato, устраняют разрыв между двумя приложениями, которые иначе не смогли бы взаимодействовать.

На их настройку уходит немного больше времени, чем на прямые интеграции — нужно объяснить посреднику, что делать с информацией, получаемой от каждой платформы, — но значительная часть бэкенд-работы уже выполнена за вас.

Кастомные API-интеграции требуют больше всего времени. Для их создания нужен специалист, который сможет разработать интеграцию с нуля, опираясь на технические знания как о вашем ПО для amoCRM, так и о инструменте, с которым требуется связь.

Помимо настройки интеграций, уже сейчас уделите время автоматизации обмена данными между amoCRM и другими системами. Это позволит сэкономить до 23% рабочего времени в будущем.

Автоматизировав процесс записи и передачи данных в amoCRM, вы сможете отслеживать, как ваши контакты:

• Взаимодействуют с маркетинговыми кампаниями
• Проходят этапы продаж
• Конвертируются (или нет) в клиентов
• Общаются с отделом поддержки
• И многое другое!

Ориентировочное время на настройку нативных или сторонних интеграций: от одного часа до нескольких дней. Чем больше интеграций требуется, тем дольше это займёт.

Ориентировочное время на кастомные интеграции: от одной недели до нескольких месяцев, в зависимости от сложности разработки.

Шаг 5: Обучите команду

55% менеджеров по продажам считают простоту использования ключевой функцией amoCRM. Если они не находят систему удобной, то просто не будут ею пользоваться: 79% данных, связанных с потенциальными сделками, которые собирают менеджеры, так и не попадают в amoCRM.

Почему? Неужели amoCRM действительно так сложны в использовании? Некоторые — да. Но ещё большее значение имеет обучение. Дайте командам продаж и маркетинга достаточно времени и ресурсов, чтобы они освоились с новым ПО в контексте своих задач.

Обучение лучшим практикам на старте сглаживает кривую обучения и экономит время для сотрудников, которые будут ежедневно работать с системой.

Перед началом использования новой amoCRM определите, как вы будете решать вопросы:

• Единых правил именования
• Таксономии
• Дублирующихся данных
• Пропущенных данных
• Нестандартных сценариев

Разработайте документацию и руководства пользователя для нового ПО. Если ваша amoCRM предлагает индивидуальные тренинги или консультации, используйте эти возможности.

Ориентировочное время на обучение команды: от половины дня до одного дня на сотрудника.

Миф: Использование CRM-системы отнимает слишком много времени

Вы можете выбрать лучшее и самое эффективное CRM-решение в мире — но если ваша команда не будет им пользоваться, это пустая трата времени и денег.

Главная претензия отделов продаж к CRM? Ввод данных отнимает слишком много времени.

Но если настроить CRM правильно, работать с ней станет просто:

• Когда данные чистые, а процессы их форматирования и ведения контактной информации четко прописаны, всё остаётся организованным и легко находится в любой момент
• Когда вы обучаете команду продаж и предоставляете ей все необходимые ресурсы для эффективной работы с CRM, сотрудники охотнее принимают инструмент и уверенно им пользуются
• Когда CRM становится частью ежедневной рутины и интегрируется в каждый процесс продаж и маркетинга, работа с ней превращается во вторую натуру

Небольшой тест: какой вариант отнимает меньше времени?

A: Ручной ввод данных клиентов в таблицу
B: Ваша CRM автоматически подтягивает их в карточку сделки

A: Составление списка дел
B: Получение автоматических назначений задач

A: Отправка писем каждому контакту вручную
B: Автоматическая рассылка последующих писем и кампаний по прогреву

A: Примерная оценка, подходит ли лид
B: Использование автоматической системы скоринга лидов, которая исключает догадки

A: Запись заметок после каждого звонка, чтобы потом служба поддержки пыталась их расшифровать
B: Внесение заметок в единую базу данных, доступную всем

Если вы выбрали вариант B во всех случаях — вы правы! Неслучайно CRM-система помогает сэкономить время на каждом из этих этапов.

CRM-приложения способны повысить продуктивность продаж до 34%. Кривая обучения может быть крутой — хотя грамотная стратегия внедрения её сглаживает — но результат того стоит и экономит команде продаж массу времени.

Рассмотрим этот миф о CRM раз и навсегда! (via GIPHY)

Как CRM может сэкономить вам часы каждую неделю

Вот 5 способов, как ваша CRM может сэкономить вам часы каждую неделю, делая время, потраченное на внедрение, более чем оправданным.

Убедитесь, что у всех есть необходимая информация

CRM отслеживает всю контактную информацию и взаимодействия в рамках каждой сделки — больше не нужно метаться перед звонком клиенту, пытаясь понять, кто что знает о каждом лиде.

Внедрение единых стандартов для ввода данных в CRM помогает улучшить процессы внутри команд. Использование CRM повышает качество коммуникации между менеджерами по продажам и руководителями на 56,9% — это значит меньше времени на недопонимание и больше на продажи.

Избавьтесь от рутины

С правильной CRM-системой руководителям отдела продаж не придется вручную распределять задачи между сотрудниками (или напоминать им об их выполнении). Настройте автоматизацию продаж, которая будет автоматически назначать задачи для работы с контактом или переводить лид на новый этап.

Когда стоимость сделки лида превышает $500, эта автоматизация назначает владельцу сделки задачу позвонить клиенту — без вмешательства менеджера.

Запускать назначение задач можно на основе:

• Поведения контакта
• Оценки лида
• Стоимости сделки

Ваш amoCRM также может сэкономить вашей команде продаж массу времени, автоматизируя распределение лидов. Больше никаких споров за лиды или обсуждений, кто следующий в очереди по таблице round robin. Автоматически распределяйте лиды между разными менеджерами по продажам в зависимости от:

• Территории
• Оценки лида
• Стоимости сделки
• Отрасли
• И многого другого!

Это видео — "Automate That!", рубрика шоу "Growth Decoded", в котором исследуется связь между клиентским опытом и ростом бизнеса — по одной теме за раз. Зарегистрируйтесь здесь и не пропустите ни одной серии!

Верните «зависших» лидов в работу

amoCRM отслеживает весь процесс продаж в одном месте. Это даёт вам обзор всего цикла продаж, позволяя точно определить, какие области нуждаются в улучшении.

MautiBox Deals CRM позволяет просматривать весь ваш воронку продаж, перемещать сделки между этапами, отправлять электронные письма отдельным контактам, отслеживать каждое взаимодействие с клиентом и многое другое.

Запускайте отчёты о продажах, чтобы понять, где сделки застревают. Эти отчёты помогают выявить, какие воронки, этапы или даже менеджеры тормозят процесс. Чем быстрее вы определите проблему, тем быстрее сможете её устранить.

Создавайте кампании, делающие каждое сообщение персональным

CRM с маркетинговой автоматизацией упрощает персонализацию каждого общения с клиентами без необходимости тратить часы на создание идеального письма. В MautiBox готовые шаблоны позволяют легко создавать и адаптировать все типы личных сообщений, которые вы отправляете чаще всего.

MautiBox позволяет добавлять персональные штрихи к наиболее часто отправляемым письмам с помощью функции Сохранённые ответы.

Например, Дон Манске использует MautiBox для персонализации процесса привлечения волонтёров в своём социальном предприятии Made for Freedom. Вот как выглядит её воронка:

• Потенциальные волонтёры регистрируются на посадочной странице
• MautiBox автоматически отправляет письмо потенциальному волонтёру с доступными вариантами
• Дон использует персонализированные Сохранённые ответы в зависимости от интересов волонтёра
• В зависимости от ответа волонтёра Дон может связаться с ним по телефону
• Дон заносит всю необходимую информацию в CRM MautiBox для дальнейшего использования

MautiBox помогает Доун автоматизировать работу с волонтёрской сетью по всему миру.

Приоритизируйте наиболее квалифицированных лидов для быстрого закрытия сделок

Ваше ПО для управления взаимоотношениями с клиентами (amoCRM) собирает данные, которые помогают определить, что делает лид квалифицированным.

Используйте оценку лидов и вероятность успешного завершения сделки, чтобы понять, на каких лидах стоит сосредоточиться вашей команде продаж, какие требуют дополнительной проработки, а какие можно оставить для самостоятельного закрытия.

Это видео — выпуск "Automate That!", рубрики программы «Growth Decoded» — шоу, которое исследует взаимосвязь между клиентским опытом и ростом бизнеса — по одной теме за раз. Зарегистрируйтесь здесь, чтобы не пропустить ни одной серии!

Фотограф Хизер Рид экономит 10 часов в неделю, сосредоточившись только на квалифицированных лидах вместо того, что она называет «зомби-лидами». Она использует автоматизацию MautiBox для привлечения лидов, подписавшихся на скачивание контента, а затем автоматизирует последующие письма, экономя ещё больше времени.

Концентрируясь только на квалифицированных лидах, Хизер возвращает себе время, ранее потраченное на "мёртвые" лиды.

Уделите время настройке amoCRM сейчас — сэкономьте время позже

Теперь вы знаете, сколько времени может сэкономить CRM и насколько проще станет ваша работа. Но сначала нужно быть готовым потратить время на настройку системы.

Если ваш бизнес только начинает развиваться, это займёт не больше нескольких недель. Если у вас большой объём данных — до года. В любом случае, вложенные усилия окупятся многократно за счёт экономии времени в будущем.

Под "мячом" мы подразумеваем закрытие сделок. Много сделок. (via Tenor)