Вы не эксперт по налогам, верно?
Если всё-таки эксперт, то вряд ли вы ещё и гуру маркетинга, мастер управления цепочками поставок, фанат маркетинговых исследований или специалист в десятках других навыков, необходимых для ведения малого бизнеса.

Как владелец малого бизнеса, вам приходится совмещать множество ролей. У вас есть своя область экспертизы — именно поэтому вы открыли дело. Но есть и масса других задач, которые нужно решать, и зачастую вы единственный, кто может с ними справиться.

Эффективные стратегии управления временем критически важны для владельца малого бизнеса — ведь ваше время — самый ценный ресурс. Повышение продуктивности освободит ваше расписание и поможет развить бизнес.

Вот 11 наших любимых советов по повышению продуктивности для малого бизнеса, которые помогут вам управлять временем эффективнее.

Попробуйте прямо сейчас — бесплатно

Без привязки банковской карты. Быстрая настройка.

1. Избегайте любой ценой «полуработы» и «псевдоработы»

Есть работа, а есть «работа».
Когда вы можете стабильно работать на 100% своих возможностей, вы удивитесь, сколько можно успеть за короткое время.

Но для многих владельцев малого бизнеса глубокая работа перемежается с тем, что писатель о привычках Джеймс Клир называет «полуработой», а эксперт по продуктивности Кэл Ньюпорт — «псевдоработой».
Когда вашу работу постоянно прерывают или вы переключаетесь между задачами и проверкой VK.com, интенсивность труда снижается — и вместе с ней падает общая продуктивность вашего бизнеса.

Несколько других советов из этого списка помогут вам справиться с полуработой и повысить концентрацию, но полезно также помнить об основном принципе.
В конце рабочего сеанса или сразу после прерывания спросите себя: «Это была работа или псевдоработа?»
Ответ на этот вопрос поможет вам улучшить продуктивность.

2. Скажите ​«нет​», чтобы повысить продуктивность малого бизнеса

Это один из самых важных советов по повышению продуктивности для малого бизнеса.

Особенно когда ваш бизнес набирает обороты, вы столкнётесь с таким количеством идей и возможностей, что физически не сможете согласиться на всё.

Будь то новая маркетинговая акция, деловые связи, участие в конкурсах или грантах, либо местное мероприятие — вам будут поступать заманчивые предложения, которые отвлекут от основных задач. А это, в свою очередь, снижает продуктивность.

Сначала хочется успеть всё, но很快 вы поймёте: соглашаться на всё отнимает слишком много времени и сил. И это менее эффективно, чем сосредоточиться на ключевых факторах роста вашего бизнеса.

3. Следуйте правилу 80/20, чтобы повысить эффективность малого бизнеса

Как решить, на что соглашаться? Здесь поможет правило 80/20.

Правило 80/20 — также известное как принцип Парето, закон немногих значимых факторов или принцип редкости факторов — гласит, что в любом проекте 80% результатов достигаются за счёт 20% усилий.

Этот принцип был открыт итальянским экономистом Вильфредо Парето при изучении распределения земель в его стране, но с тех пор успешно применяется в самых разных областях.

Применение принципа Парето в вашем малом бизнесе требует небольшой рефлексии. Это значит, что нужно серьёзно проанализировать, куда уходят ваши усилия, и задаться вопросом: это работает? Повышает ли это производительность вашего бизнеса?

Есть ли маркетинговый канал, который отнимает у вас массу времени, но не приносит должной отдачи? Возможно, стоит исключить его из вашей воронки.

Есть ли клиент, который требует гораздо больше внимания, чем все остальные? Рассмотрите возможность отказаться от него, чтобы уделить больше времени вашим лучшим клиентам — и найти таких же.

4. Съешьте лягушку: начните день с самого сложного

Начните рабочий день с выполнения самой трудной или неприятной задачи. Этот подход поможет избежать прокрастинации и задаст продуктивный тон на весь день.

В любой рабочий день у вас есть список дел, полный задач — одни из них простые, другие — не очень. Часто бывает так, что мы попадаем в ловушку и выполняем только лёгкие задачи. Никто не любит делать сложные вещи.

К сожалению, как отмечал венчурный инвестор Бен Хоровиц в своей книге «Трудное в трудном», иногда именно сложные задачи помогают построить бизнес. Чтобы справиться с трудными, но необходимыми для вашего малого бизнеса задачами, беритесь за них с утра. Вместо того чтобы начинать день с проверки почты (задача, которая по определению лёгкая и реактивная), будьте проактивны и сразу приступайте к самой сложной задаче из вашего списка.

Иногда самые эффективные советы по продуктивности для малого бизнеса не приносят удовольствия. Возможно, это неприятно, но сложные задачи гораздо легче выполнять утром, когда вы полны сил, чем позже, когда начнёт сказываться усталость.

Эту идею наиболее известным образом популяризировал Брайан Трейси, использовав запоминающуюся фразу «Съешь эту лягушку». Смысл? Если вы начнёте день с того, что съедите лягушку, всё остальное покажется легче.

Аналогично, если вы начнёте день с самой сложной задачи, ваш день уже можно считать успешным. Делайте самое трудное первым.

Другие эксперты по продуктивности, включая Тима Феррисса, Кэла Ньюпорта и Лео Бабауту, развивают ту же мысль. Если вы начнете день с концентрации на самых важных задачах (MIT — Most Important Things), вы сможете быстро продвигаться в своём бизнесе.

Даже если за весь день вы ничего больше не успеете, вы будете знать, что выполнили что-то действительно важное.

5. Выделяйте 10 минут на важную, но не срочную работу каждый день

В своей знаковой книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Р. Кови делит работу на четыре квадранта: важные, неважные, срочные и несрочные. С таким пониманием дел гораздо проще планировать свой день. Если вы классифицируете задачи, быстро

6. Автоматизируйте то, что можно

Сократите рутинные задачи с помощью инструментов вроде MautiBox, amoCRM или Albato. Настройте триггеры в n8n, чтобы данные синхронизировались между Yandex Disk, Tilda и другими сервисами без вашего участия. Анализируйте эффективность процессов через Yandex.Metrica и не забывайте про соблюдение 152-ФЗ "О персональных данных" при работе с клиентскими данными.

Многие владельцы малого бизнеса вынуждены заниматься всем понемногу. Но поскольку вы выполняете задачи, выходящие за рамки вашей основной экспертизы, возможно, существуют возможности для повышения эффективности, которые вы просто не замечаете.

Есть ли рутинные задачи, на которые вы тратите много времени? На первоначальную настройку потребуется немного времени, но поищите способы автоматизировать эти процессы и повысить производительность малого бизнеса.

Назначение встреч, отправка напоминаний по электронной почте и рутинное управление маркетингом часто хорошо поддаются автоматизации.

Также можно автоматизировать множество маркетинговых задач: автоматическое сопровождение клиентов, автоответчики, скоринг лидов, обновление данных в amoCRM и таргетирование конкретных клиентов для специальных акций — всё это можно поставить на автопилот с помощью маркетинговой автоматизации.

7. Передавайте на аутсорсинг то, что нельзя автоматизировать

Если есть задачи, которые действительно невозможно автоматизировать, подумайте об их аутсорсинге. Виртуальные помощники часто стоят недорого и могут выполнять различные поручения, которые вы им делегируете. Прежде чем отказываться из-за цены, помните: их стоимость может окупиться за счет роста производительности вашего малого бизнеса.

Нанять виртуального помощника для рутинных задач — отличный способ освободить ваш самый ценный ресурс: время.

Будь то поиск информации, планирование личных встреч, подготовка аналитического отчета для бизнеса или даже настройка автоматизации, которая поддерживает работу вашего бизнеса, — виртуальный помощник справится. Если аутсорсинг слишком дорог, подумайте о создании набора инструментов для повышения продуктивности с помощью приложений для организации работы, которые помогут вам работать максимально эффективно.

В бестселлере Тима Феррисса «Как работать по 4 часа в неделю» есть целая глава об аутсорсинге как способе повышения продуктивности. Вы можете прочитать отрывок на его сайте.

8. Используйте пакетную обработку для мелких задач

Некоторые задачи действительно нужно выполнять только вам. Если вы не можете автоматизировать или передать на аутсорс рутинные операции, их влияние на продуктивность вашего малого бизнеса можно минимизировать с помощью пакетной обработки.

Нет ничего хуже, чем погрузиться в глубокую работу и постоянно отвлекаться на мелкие, назойливые задачи, которые то и дело всплывают.

Вместо того чтобы растягивать мелкие дела — такие как ответы на письма, обновление соцсетей или связь с поставщиками — на весь день, группируйте их. Представьте, сколько времени освободится, если уложить все эти мелочи в один 30-минутный блок.

Пакетная обработка задач убирает необходимость в многозадачности и постоянном переключении между делами — а это два главных врага эффективности.

Хотя многозадачность и можно развивать (а иногда в малом бизнесе она просто необходима), исследования показывают, что мозг не способен одновременно сосредоточиться на двух задачах. Вместо этого он быстро переключается между ними — и это снижает качество выполнения обеих.

Группируйте задачи, чтобы избавиться от отвлекающих факторов, сократить переключения и повысить продуктивность.

9. Спите лучше, чтобы эффективнее сосредоточиться на работе

Хороший ночной сон незаменим. Часто хочется пожертвовать сном ради краткосрочных бизнес-целей — ведь сон занимает 6–9 часов в сутки, и это время можно потратить на что-то другое. И в краткосрочной перспективе производительность вашего малого бизнеса действительно вырастет: вы тратите больше часов на работу.

Однако в долгосрочной перспективе недосып убьёт вашу продуктивность, повысит уровень стресса и негативно скажется на здоровье — как вашем, так и вашего бизнеса. Со временем, когда силы иссякнут, эффективность начнёт падать.

Польза качественного сна огромна, и это настолько важно, что Арианна Хаффингтон посвятила этой теме целую книгу — «Революция сна» — о кризисе сна и том, как вернуть себе полноценный отдых.

10. Исключите отвлекающие факторы, чтобы повысить эффективность

Отвлекающие факторы — будь то шумные коллеги, громкие дети или телевизор на заднем плане — наносят ущерб продуктивности вашего малого бизнеса за счёт постоянного переключения внимания. Запомните: мозг не умеет многозадачность. Каждое отвлечение заставляет вас быстро переключать фокус, а на восстановление прежней продуктивности после перерыва требуется время.

Вряд ли вы готовы избавиться от шумного коллеги, но переезд в более тихое место или покупка наушников с шумоподавлением могут значительно помочь в сохранении концентрации.

11. Используйте технику Помидора для большей концентрации на глубокой работе

Ещё один итальянец, Франческо Чирилло, изобрёл технику Помодоро в 1980-х. Названная в честь таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски означает «томат»), эта техника помогает развивать глубокую концентрацию, чтобы успевать больше за короткий промежуток времени.

Чтобы использовать технику Помодоро, следуйте простому алгоритму:

• Заведите таймер на 25 минут (форма не обязательно должна быть помидорной)
• Работайте
• Когда таймер прозвенит, сделайте перерыв на 5 минут и поставьте галочку на бумаге
• Повторите
• После четырёх галочек устройте длинный перерыв на 15–20 минут

Техника Помодоро эффективна, потому что помогает сосредоточиться на одной задаче, учитывая при этом ограниченные возможности человеческого внимания.

Исследования длительности концентрации внимания не дают однозначного ответа — она варьируется от человека к человеку. На самом деле вы можете адаптировать временные интервалы под свои особенности. Но все исследования сходятся в одном: невозможно сохранять фокус на одной задаче часами подряд.

В этом и заключается проблема, которую решает техника Помодоро. Встраивая регулярные перерывы, она позволяет работать с большей интенсивностью в течение дня — и в итоге делать больше.