Автоматизация бизнеса: ключ к повышению производительности и эффективности

Вы когда-нибудь задумывались, как вы и ваша команда могли бы сэкономить время на рутинных задачах, таких как ввод данных, маркетинг или рекрутинг? Ответ может быть в автоматизации бизнеса. Автоматизация бизнеса может сэкономить вам деньги, устранить ошибки и развязать творческий потенциал вашей команды. Она повышает производительность, упрощая бизнес-процессы, и может даже улучшить опыт ваших клиентов. Вы, возможно, задаетесь вопросом, стоит ли инвестировать в автоматизацию бизнеса для вашего дела. И если да, то как начать? В этой статье мы рассмотрим основы автоматизации бизнеса — что это такое, различные типы автоматизации, её преимущества и несколько советов, чтобы начать.

Что такое автоматизация бизнеса?

Автоматизация бизнеса использует технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение, для автоматизации процессов, которые ваша команда выполняет вручную. Она предоставляет надёжные данные, которые компании любого размера могут анализировать и принимать обоснованные решения по улучшению бизнеса. Автоматизация бизнеса возможна благодаря программному обеспечению для автоматизации, которое выполняет задачи, пока вы спите, например, отправляет персонализированные письма вашим клиентам.

До пандемии COVID-19 автоматизация бизнеса уже набирала популярность, но пандемия ускорила цифровую революцию. Многие владельцы бизнеса были вынуждены быстрее переходить к цифровизации и автоматизации бизнес-процессов. По данным McKinsey, цифровая адаптация ускорилась на пять лет за восемь недель. Автоматизация сыграла ключевую роль в этом переходе. Согласно отчёту Zapier о состоянии автоматизации бизнеса 2021 года, 63% владельцев малых предприятий сказали, что инструменты автоматизации бизнеса помогли им перейти. И результаты впечатляют: 88% малых компаний считают, что это позволяет им конкурировать с крупными компаниями.

Быстрое распространение программного обеспечения для автоматизации бизнеса привело к тому, что Gartner предсказал, что "гиперавтоматизация" приведёт к тому, что глобальный рынок технологий автоматизации достигнет 596.6 млрд рублей в 2022 году, против 481.6 млрд рублей в 2020 году. Это неудивительно, учитывая множество применений автоматизации бизнеса, включая:

• Поддержку клиентов
• Нуртинг лидов
• Управление данными
• Заказы на продажу
• Запуск продуктов
• Рекрутинг и адаптацию сотрудников
• Выплаты зарплат
• Обработку счетов-фактур
• Обучение и развитие сотрудников
• Мониторинг и отчётность
• Управление денежным потоком

И многое другое.

Типы автоматизации бизнеса

Существует четыре основных типа автоматизации бизнеса, каждый из которых предназначен для снижения затрат и экономии времени за счёт упрощения процессов и уменьшения вероятности ошибок. К ним относятся:

• Автоматизация маркетинга
• Автоматизация HR
• Автоматизация бухгалтерии
• Автоматизация бизнес-процессов

Внутри этих категорий есть задачи, такие как поддержка клиентов, ввод данных и многое другое.

Автоматизация маркетинга

Маркетинг может быть затратным и трудоёмким процессом, но инструменты автоматизации маркетинга помогают компаниям упростить свои маркетинговые усилия и более эффективно управлять лидами. Например, они могут автоматически генерировать и нуртить квалифицированные лиды для продажной команды, освобождая время на их ручную квалификацию. По данным 2020 года, 17.4% маркетологов назвали автоматизацию маркетинга наиболее эффективным цифровым маркетинговым методом. Дополнительные автоматизации, такие как персонализированные письма, могут перемещать лиды через воронку маркетинга и за её пределы, в их пост-продажный путь клиента. Программное обеспечение для автоматизации маркетинга также позволяет автоматизировать, мониторить и измерять успех маркетинговых кампаний по всем каналам — от email-маркетинга до социальных сетей. Вы можете создать гладкий путь клиента от первого знакомства с рекламой до того, как они станут лояльными клиентами.

Автоматизация HR

Подбор, рекрутинг, адаптация и обучение — все эти аспекты управления персоналом могут быть улучшены с помощью автоматизации. Например, программное обеспечение для автоматизации HR может предварительно отбирать квалифицированных кандидатов и автоматически назначать интервью. Когда появляется новая вакансия, автоматизация HR может уведомлять квалифицированных кандидатов, как внутренних, так и внешних. После выбора кандидата организация может автоматизировать адаптацию, обработку зарплат, управление контрактами, налогами и льготами. Они также могут отслеживать выполненные планы обучения и определять, когда требуется дополнительное обучение, например, после начала новой роли. Кроме того, интеграция ChatGPT в системы автоматизации HR позволяет эффективно и персонализировано общаться с сотрудниками и кандидатами, предоставляя мгновенную поддержку, отвечая на часто задаваемые вопросы и упрощая различные HR-процессы.

Автоматизация бухгалтерии

Бухгалтерия и бухгалтерский учёт требуют рутинных задач, таких как обработка счетов-фактур, управление общим журналом, управление дебиторской и кредиторской задолженностью. Программное обеспечение для автоматизации бухгалтерии позволяет автоматизировать многие, если не все, из этих процессов, сокращая время, которое ваша бухгалтерская команда тратит на расчёты, транзакции и обработку документов. Оно также снижает риск ошибок и может помочь предотвратить мошенничество с помощью автоматизированных контролей.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов, или BPA, выходит за рамки базовых автоматизаций и сосредоточена на улучшении процессов организации для повышения эффективности. Подмножество BPA, известное как робототехническая автоматизация, или RPA, помогает компаниям автоматизировать повторяющиеся задачи, имитирующие взаимодействие человека.

Примеры автоматизации маркетинга

Теперь давайте сосредоточимся на автоматизации маркетинга. По данным McKinsey, компании, инвестирующие в автоматизацию маркетинга, получают 10-15% увеличения эффективности, более высокое удовлетворение клиентов и рост продаж. Это делает её очевидным местом для начала автоматизации процессов для любого бизнеса, который хочет начать автоматизацию.

Ретаргетинг

Ретаргетинг — это процесс взаимодействия с лидами и клиентами на основе их поведения, такого как посещение сайта или активность в социальных сетях. Существует два основных типа ретаргетинга:

• Email-ретаргетинг — отправка персонализированных, своевременных писем с неотразимыми заголовками клиентам на основе их недавнего поведения.
• Ретаргетингные объявления — использование куки браузера для идентификации посетителей сайта и ретаргетинга через объявления на платформах, таких как Facebook и Google.

По данным отчёта 2021 года о ретаргетинге, люди, которые видят ретаргетинговые объявления, гораздо чаще конвертируются, что делает его высокоэффективным и экономически выгодным маркетинговым автоматизированием.

Напоминание об оставленной корзине

Глобальные показатели оставленных корзин в 2021 году составляли 80% — это значительное количество упущенных продаж. Существует множество причин, по которым клиент может оставить корзину — например, сравнение цен на разных сайтах или передумать о покупке из-за стоимости доставки. Какой бы ни была причина оставленной корзины, одним из наиболее эффективных способов восстановления продаж является автоматизация напоминаний об оставленной корзине. По данным Barilliance, email-сообщения об оставленной корзине имеют конверсию 10%, что делает их выгодным вложением для любого бизнеса.

Шесть преимуществ автоматизации бизнеса для малых предприятий

Теперь, когда вы знакомы с основными понятиями автоматизации бизнеса, давайте рассмотрим некоторые её преимущества для малых предприятий.

1. Уровнивает игровое поле и делает вас более конкурентоспособным

Одним из лучших аспектов автоматизации бизнеса является то, что она позволяет малым предприятиям, фрилансерам и даже индивидуальным предпринимателям конкурировать с крупнейшими игроками на рынке. Вместо найма большой команды вы можете инвестировать в решение для автоматизации бизнеса, чтобы оно выполняло работу за вас. Автоматизация бизнеса также может сделать малые предприятия более конкурентоспособными, используя их существующие ресурсы более эффективно, повышая их эффективность.

2. Сэкономит вам время

По данным отчёта Zapier, экономия времени на административных задачах или ведение переговоров с лидами — это два из наиболее часто упоминаемых преимуществ автоматизации бизнеса. Это логично — автоматизация минимизирует время, затрачиваемое на рутинные повседневные задачи, и устраняет шаги, требующие человеческого взаимодействия, такие как долгие обсуждения по электронной почте или встречи команды. Автоматизация бизнеса позволяет улучшить сроки выполнения задач и сделать больше с теми же ресурсами. С дополнительным временем на руках ваша команда сможет сосредоточиться на важных вещах, таких как креативность и инновации.

3. Улучшает опыт клиента

Пандемия изменила способ взаимодействия онлайн, что привело к увеличению числа клиентов. Это, в свою очередь, привело к тому, что многие малые предприятия и их команды поддержки оказались перегружены. Однако автоматизация обслуживания клиентов может решить эту проблему — практически все компании во всём мире считают, что она может помочь им улучшить опыт клиента в пост-COVID мире. Чат-боты и автоматизированные письма предоставляют поддержку клиентам и управляют отношениями с клиентами без необходимости человеческого вмешательства, обеспечивая более эффективный и упрощённый опыт клиента. Плюс, чат-боты помогают бизнесу экономить до 30% на затратах на поддержку клиентов, что делает это выгодным.

4. Увеличивает производительность

Очевидно, что уменьшение времени, которое вы и ваша команда тратите на рутинные задачи, может повысить вашу производительность. Ведь вы можете использовать это время и энергию для сосредоточения на стратегических задачах. Однако автоматизация также повышает производительность и другими способами. Например, сотрудники обычно более продуктивны, когда они счастливы — и автоматизация может сделать их счастливее, освобождая их от менее стимулирующих задач.

5. Снижает ошибки

Люди ошибаются, и это, вероятно, причина, по которой треть компаний, опрошенных Zapier, сказали, что автоматизация бизнеса снижает ошибки в задачах, таких как ввод данных. Когда вы автоматизируете процесс, программное обеспечение, выполняющее этот процесс, делает это одинаково каждый раз, снижая вероятность ошибки. Автоматизация уменьшает количество задач, выполняемых людьми, и экономит деньги от возможных ошибок.

6. Продвигает цифровую трансформацию

Цифровая трансформация — это цифровизация всех процессов, которые ранее выполнялись вручную. По мере того, как стартапы и другие организации, возглавляемые цифровыми коренными жителями, входят на рынок и предоставляют безупречный опыт обслуживания клиентов, некоторые более старые компании с более старыми системами сталкиваются с трудностями в конкуренции. Постепенное внедрение автоматизации бизнеса способствует цифровой трансформации, помогая более традиционным компаниям оставаться конкурентоспособными и актуальными.

35 процессов, которые каждая малая компания должна автоматизировать

Принятие автоматизации не происходит мгновенно. Это требует тщательного планирования и подготовки, а также времени и ресурсов. Поэтому разумно постепенно внедрять автоматизацию, начиная с одного участка вашего бизнеса, прежде чем переходить к другим. В конечном итоге ваша цель должна быть автоматизировать как можно больше ваших бизнес-процессов. Чтобы помочь вам начать, мы составили список процессов, которые каждая малая компания должна стремиться автоматизировать в четырёх типах автоматизации бизнеса.

Процессы маркетинга для автоматизации

1. Подтверждение формы контакта — автоматически отправлять приветственное письмо при заполнении формы контакта
2. Генерация лидов — автоматически генерировать новых потенциальных лидов
3. Квалификация лидов — автоматически квалифицировать новых лидов
4. Назначение квалифицированных лидов представителям продажной команды
5. Нуртинг лидов — перемещать лиды, которые ещё не готовы, через воронку с персонализированными сообщениями
6. Поддержание регулярного контакта с клиентами через ежемесячную рассылку
7. Ретаргетинг
8. Сегментация и персонализация лидов — сегментация позволяет таргетировать разные сегменты аудитории персонализированными сообщениями
9. Напоминания об оставленной корзине

Процессы HR для автоматизации

1. Объявления о вакансиях — автоматически публиковать новые вакансии на соответствующих сайтах и досках объявлений
2. Сбор заявок на работу
3. Просмотр заявок и предварительный отбор квалифицированных кандидатов с помощью онлайн-форм
4. Автоматическое назначение интервью
5. Уведомление успешных кандидатов
6. Адаптация новых сотрудников — обеспечение новых сотрудников всеми необходимыми документами и обучением для того, чтобы они могли стать продуктивными членами вашей команды
7. Обзоры производительности — централизованное и автоматическое управление процессом обзоров производительности
8. Обучение и развитие — автоматически создавать и отслеживать планы развития сотрудников на основе обзоров производительности
9. Обработка зарплат

Процессы бухгалтерии для автоматизации

1. Ввод данных — экономия времени на ручной ввод данных
2. Обработка счетов-фактур — автоматизация обработки счетов-фактур и их утверждения для большей скорости и точности
3. Управление общим журналом
4. Закрытие книг
5. Процессы дебиторской задолженности
6. Процессы кредиторской задолженности
7. Счёт-фактурирование — автоматизация выставления счетов и напоминания о неоплаченных счетах
8. Управление банковскими счетами
9. Обработка кредитных карт

Процессы бизнеса для автоматизации

1. Назначение прав — автоматически назначать необходимые права новым сотрудникам
2. Генерация и распространение отчётов — автоматически извлекать данные вашей компании в отчёт и делиться им с соответствующими заинтересованными сторонами
3. Интеграции — автоматизация обмена данными между всеми используемыми вами программными инструментами и приложениями
4. Мониторинг журналов событий — автоматически мониторить журналы событий и устранять сетевые проблемы
5. Автоматизация рабочих процессов — автоматизация рутинных задач
6. Передача файлов — автоматически прикреплять файлы к задачам и добавлять данные в рабочие процессы
7. Обработка пакетов
8. Ввод заказов

Используйте автоматизацию бизнеса, чтобы оставаться конкурентоспособным

Компании любого размера могут извлечь выгоду из автоматизации бизнеса — особенно малые предприятия, индивидуальные предприниматели и фрилансеры, так как она позволяет им конкурировать с крупнейшими игроками в своей отрасли. Мы рекомендуем начать с автоматизации одного участка вашего бизнеса. Одним из самых простых и эффективных мест для начала является автоматизация маркетинга, улучшение опыта клиента и увеличение продаж, при этом экономия времени и денег.

Но не принимайте наше слово за чистую монету. Зарегистрируйтесь на бесплатную 14-дневную пробную версию с MautiBox и убедитесь в силе автоматизации маркетинга сами.